Einführung

Stellen Sie sich vor, Sie sind seit langem Eigentümer eines Unternehmens oder sogar Führungskraft in einem etablierten Unternehmen. In diesem Fall wissen Sie, wie chaotisch es werden kann, wenn die meisten Entscheidungen von völlig autonomen Mitarbeitern getroffen werden.

Auch wenn Autonomie eine Rolle spielt, da sie die Arbeitszufriedenheit fördert und den Mitarbeitern helfen kann, sich weiterzuentwickeln, da sie lernen, Entscheidungen zu treffen, die das Unternehmen voranbringen, ist in den meisten Fällen zumindest ein Kernbestand an verständlichen Geschäftsregeln entscheidend für das Funktionieren des Unternehmens.

In ihrer einfachsten Definition sind Geschäftsregeln Richtlinien, die Geschäftsaktivitäten definieren (oder einschränken). Sie sollen einem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen. Wer keine klaren Geschäftsregeln und Verfahrensdefinitionen hat, findet oft einen chaotischen Arbeitsplatz mit uneinheitlichen Ergebnissen, schlechter Mitarbeitermoral und unzufriedenen Kunden vor.

Das Konzept der Geschäftsregeln wurde nicht erst im Zeitalter der Technologie entwickelt. Die Entwicklung oder Erfindung von Geschäftsregeln geht vielmehr auf das Bestreben zurück, den bestmöglichen Ansatz für Geschäftsabläufe zu finden. Die Übernahme von Geschäftsregeln als umfassendes Konzept für Unternehmen erfolgte jedoch erst in den frühen 1990er Jahren.

Heute werden Geschäftsregeln von den meisten Unternehmen als grundlegende Anforderung akzeptiert. Sie werden häufig zur Vorbereitung von Systemabläufen oder Verfahrensablaufplänen verwendet, die die Arbeitsweise eines Unternehmens beschreiben.

Wenn Geschäftsregeln richtig gemacht sind, sorgen sie für Effizienz, Konsistenz, Vorhersagbarkeit und Vorteile. Sie sorgen auch dafür, dass die Arbeit weitergehen kann.

Warum sind Geschäftsregeln so wichtig?

Wirksame Geschäftsregeln tragen dazu bei, Erwartungen festzulegen und Richtlinien für die Durchführung der Arbeit zu erstellen. Geschäftsregeln müssen auch verwendet werden, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen die örtlichen, staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften und Richtlinien einhält, oder sie können die Steuerung eines bestimmten Projekts betreffen.

Unternehmensleiter setzen Geschäftsregeln häufig ein, um Sicherheit bei der Lösung von Konflikten zu schaffen, Fehler zu vermeiden und Rechtsstreitigkeiten zu verhindern.

Kurz gefasst: Regeln mit Automatisierung kombinieren

Geschäftsregeln allein beruhen auf Einzelpersonen, die sie befolgen und durchsetzen. Die Kombination dieser Regeln mit einer Automatisierungsplattform ermöglicht es Unternehmen, sie transparent als Teil von Standardgeschäftsabläufen anzuwenden. Anstatt dass beispielsweise Bob in der Buchhaltung die Rechnungsbeträge prüft und dann manuell eskaliert, wenn ein Schwellenwert überschritten wird, fließen die digitalisierten Rechnungen automatisch an die zuständigen Personen. Dies kann auf jede bestehende Geschäftsregel im Rahmen eines Geschäftsprozesses angewendet werden. Darauf gehen wir weiter unten ein.

Die Herausforderung des „Stammeswissens“ bei Geschäftsregeln

Die meisten Unternehmen verfügen über Stammeswissen, d. h. über nicht dokumentierte Informationen, Prozesse und Regeln, die nur in den Köpfen bestimmter Mitarbeiter existieren. Wenn Geschäftsregeln in einem Unternehmen nicht weit verbreitet und ungeschrieben sind, führt dies zu Inkonsistenzen in Produktion, Prozessen, Qualität und Kunden-/Mitarbeitererfahrungen. Wenn Geschäftsregeln nicht allen interessierten Parteien zur Verfügung gestellt werden, setzt sich das Unternehmen einer Leistungsverschlechterung aus.

Geschäftsregeln ergänzen Geschäftsprozesse und Automatisierung

In vielen Fällen können Unternehmen ihre Geschäftsregeln in eine Workflow-Automatisierungsplattform einbinden, die als Teil eines Workflows endgültige Entscheidungen und Angebote generieren kann. Ein hervorragendes Beispiel hierfür ist das Hotelgewerbe.

Wenn ein Gast online geht (oder sogar die Reservierungsabteilung telefonisch kontaktiert), muss er bestimmte Informationen angeben, um festzustellen, ob ein Zimmer verfügbar ist und um den Preis zu erfahren. Die wichtigsten Informationen sind in der Regel die Dauer des Aufenthalts, die Anzahl der Gäste und die Daten des Besuchs.

Eine weitere wichtige, aber sekundäre Information ist, ob der Gast am Treueprogramm der Kette teilnimmt, und wenn ja, wie lange er schon dabei ist und in welcher Stufe er sich befindet. Und natürlich wirkt sich auch das Vorhandensein eines Rabattcodes für ein Angebotspaket auf den Preis aus.

Sobald das Reservierungssystem des Hotels über all diese Informationen verfügt, kann es besser eine Liste der verfügbaren Zimmer und des Preises erstellen. Alle Gästedaten fließen in die Geschäftsregeln der jeweiligen Hotelkette ein. Diese Regeln sind ein hervorragendes Beispiel dafür, wie Entscheidungs- und Qualifikationsregeln parallel zu Koordinationsregeln verwendet werden, um eine Entscheidung zu treffen.

Einbindung von Geschäftsregeln in Ihr Unternehmen

Unternehmen dürfen nicht vergessen, dass Technologie nur ein Teil der Lösung am heutigen Arbeitsplatz ist, wo es scheinbar keine Grenzen für die Menge an beeindruckender Technologie gibt, die die Produktivität und Effizienz verbessern soll. Wichtiger als jede Technologie, für die Sie sich entscheiden, ist die Arbeit, die Einzelpersonen und Teams leisten müssen, um die Geschäftsregeln und -prozesse zu kodifizieren, die das Unternehmen steuern. Sobald diese Regeln und Verfahren festgelegt und akzeptiert sind, können Sie damit beginnen, das Unternehmen durch Automatisierung auf digitalem Wege umzugestalten.